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Remboursements de frais propres à l’employeur – nouvelle obligation déclarative

Belgique
02/09/2021
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Pour rappel, certains paiements ne sont pas considérés comme de la rémunération pour le travailleur pour autant qu’ils constituent des remboursements de frais propres à l’employeur, à savoir que le travailleur ait supporté ces frais et que le montant payé serve effectivement au remboursement de ces frais. La charge de la preuve repose sur l’employeur. Ceux-ci peuvent être remboursés à l’euro près, ou sur des bases forfaitaires. Ces montants sont aussi déductibles au niveau de l’employeur/société.

Cette déductibilité était jusqu’alors conditionnée à ce que ces frais soient indiqués sur les fiches et relevés fiscaux ad hoc évoqués ci-dessus. À cet effet, il convenait d’indiquer sur quelle base est effectuée le remboursement de frais :

  1. sur base de pièces justificatives ; ou
  2. sur base de normes sérieuses de façon forfaitaire ; ou
  3. sur base forfaitaire sans toutefois prendre appui sur des normes sérieuses. Dans ce cas, il convient de mentionner le montant de frais remboursés.

Une obligation déclarative additionnelle, pesant sur l’employeur, viendra s’ajouter ces obligations en matière d’indemnités accordées aux membres du personnel à titre de remboursement de frais propres à l’employeur. Cette obligation concerne tant les travailleurs que les dirigeants d’entreprise.

Dorénavant, à partir du 1er janvier 2022, les montants remboursés devront être indiqués sur la fiche ad hoc dans tous les cas (même si les frais sont remboursés sur base de pièces justificatives ou sur base de normes sérieuses de façon forfaitaire). Ces montants devront apparaître dans le cadre « renseignements divers » de ces fiches fiscales.

Les risques encourus par l’employeur en cas de non-respect de l’établissement de fiches sont :

  • L’établissement d’une cotisation distincte pour commission secrète ;
  • Le rejet de la déductibilité au titre de frais professionnels ;

Cependant, lorsque les remboursement de frais seront effectués sur base de pièces justificatives, le non-respect de l’obligation de mention des montants sera sanctionné uniquement par une amende administrative, et non par la non-déductibilité au titre de frais professionnels.

Au niveau du salarié/bénéficiaire, le non accomplissement de ces formalités ne devrait pas entraîner la taxation de ces remboursements.

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