COVID-19: Aktualne zmiany w prawie spółek w Niemczech i w Polsce

Poland

Pandemia COVID-19 zmusiła europejskich ustawodawców do podjęcia konkretnych działań. W błyskawicznym tempie zostały uchwalone daleko idące zmiany legislacyjne, zwłaszcza w prawie spółek. Jakie są podobieństwa i różnice pomiędzy nowym ustawodawstwem w Niemczech i w Polsce?

A. Wprowadzenie

"Trzymaj dystans" to zalecenie dnia w obecnej pandemii COVID-19. Dotyczy to wszystkich dziedzin życia społecznego, przy czym w szczególny sposób dotyka prawa spółek jako prawa czynności prawnych podejmowanych przez kilka osób w celu realizacji wspólnych założeń. Pilnie potrzebne były zatem specjalne środki legislacyjne, aby umożliwić zachowanie sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw.

W Niemczech środki te zostały wdrożone na mocy art. 2 ustawy o łagodzeniu skutków pandemii COVID-19 w prawie cywilnym, upadłościowym i karnym (BT-Drs. 19/18110), która weszła w życie 28 marca 2020 roku.

W Polsce odpowiednie zmiany wprowadzono w art. 27 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 299). Ustawa została uchwalona i podpisana przez Prezydenta RP 31 marca 2020 r., a większość jej przepisów weszła w życie 1 kwietnia 2020 roku.

Chociaż oba projekty ustaw mają ten sam cel oraz zostały sporządzone i przyjęte w tym samym okresie, różnią się znacznie od siebie. Ten wpis ma na celu systematyczne porównanie reform w prawie spółek przyjętych w marcu 2020 roku w Niemczech i w Polsce w związku z pandemią COVID-19 oraz zwrócenie uwagi na główne różnice.

I. Okres obowiązywania

Podczas gdy niemieckie przepisy zmieniające prawo spółek mają zasadniczo wygasnąć z końcem 2020 roku lub – w przypadku przedłużenia okresu obowiązywania na mocy zarządzenia Federalnego Ministerstwa Sprawiedliwości – z końcem 2021 roku, polskie reformy nie mają daty końcowej. Polskie prawo zawiera jedynie dobrowolne zobowiązanie ustawodawcy do dostosowania reform w odpowiednim czasie w celu ich dopasowania do ówczesnej sytuacji.

Podczas gdy ustawodawca niemiecki dopuszcza w ten sposób rzeczowo ograniczone wyjątki w czasowo ustalonym korytarzu, gdzie podstawowym założeniem jest cofnięcie wszystkiego po upływie przepisowego czasu do "zera", ustawodawca polski korzysta z możliwości gruntownej modernizacji prawa spółek bez z góry ustalonej daty wygaśnięcia. Stosujący prawo w Polsce muszą i mogą zatem przygotować się na to, że nowe regulacje doprowadzą do długotrwałej oraz stałej zmiany w praktyce podejmowania decyzji w zakresie prawa spółek. Uczestnictwo i oddawanie głosów w procesie przyjmowania uchwał przy użyciu środków porozumiewania się na odległość będzie nadal stanowić integralną część praktyki w zakresie prawa spółek w Polsce, także po zakończeniu pandemii COVID-19, podczas gdy Niemcy już teraz przygotowują się do odstąpienia od wszystkich innowacji w tym zakresie, a tym samym do jak najszybszego zakończenia nowej praktyki w obszarze prawa spółek.

II. Zakres zastosowania

Różny jest również zakres zastosowania obu ustaw. Podczas gdy ustawodawca niemiecki zdecydował się na szerokie podejście i oprócz regulacji dotyczących spółki akcyjnej (AG) oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH), przewidział także regulacje dotyczące spółki komandytowo-akcyjnej (KGaA), spółki europejskiej (SE) oraz spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji i wspólnot mieszkaniowych, polski ustawodawca – poza niewielkimi zmianami w zakresie spółdzielni oraz wspólnot mieszkaniowych – skupia się przede wszystkim na reformie prawa dotyczącego spółek kapitałowych. Jednym z powodów może być fakt, że formy prawne, takie jak w szczególności stowarzyszenia oraz fundacje odgrywają większą rolę w życiu gospodarczym Niemiec, natomiast w Polsce ustawodawca stwierdził, że konieczność wprowadzenia zmian dotyczy w praktyce jedynie spółek kapitałowych.

W związku z tym, poniższe zestawienie ogranicza się do porównania przepisów reformy dotyczących spółek kapitałowych.

III. Autonomia statutu

Kolejna różnica dotyczy zakresu autonomii statutu spółki akcyjnej. Podczas gdy niemiecka ustawa w żadnej sytuacji nie przewiduje odstępstwa od czasowo obowiązujących regulacji szczególnych w drodze postanowień statutu, polska ustawa dopuszcza w wielu punktach przyjęcie odmiennego uregulowania w statucie spółki. Można to swobodnie wyprowadzić z podejścia do przepisów przez odpowiednich ustawodawców: podczas gdy ustawodawca niemiecki rozumie prawo dostosowawcze jako automatycznie wygasające, jedynie krótkoterminowe szczególne uregulowanie, które w krótkim okresie czasu ma być stosowane przed wszelkimi regulacjami zawartymi w statucie, ustawodawca polski chciał zaktualizować i modernizować prawo spółek w perspektywie długoterminowej. W związku z tym ustawodawca polski konsekwentnie wyposażył przepisy w opartą na pełnej autonomii opcję szczególnego uregulowania, z której akcjonariusze mogą skorzystać, jeśli uznają to za stosowne, bez konieczności bycia zależnym od dalszych działań ze strony ustawodawcy. Z drugiej strony, przyznanie takiej możliwości likwiduje również presję wywieraną na polskim ustawodawcy, aby po zakończeniu pandemii COVID-19 musiał wycofać wprowadzone regulacje, gdyż to do samych uczestników rynku należy przywrócenie stanu prawnego sprzed pandemii COVID-19 poprzez zmianę statutu spółki. Z tego powodu należy się również spodziewać, że reformy wprowadzone w Polsce ustawą nowelizacyjną nie stracą w najbliższym czasie – przynajmniej nie w pełni – swojej ważności, ale trwale zmienią polską praktykę prawa spółek.

IV. Zwyczajne walne zgromadzenie spółek akcyjnych

Decyzje akcjonariuszy spółek akcyjnych podejmowane są na walnych zgromadzeniach. Przyjęte regulacje w obu krajach odnoszą się do terminów zawiadomień, potwierdzenia posiadania akcji, jak również szczegółów dotyczących przeprowadzania walnych zgromadzeń oraz oddawania głosów, a także wykonywania innych uprawnień.

1. Terminy

Zgodnie z prawem niemieckim zarząd może aktualnie podjąć decyzję o zwołaniu zwyczajnego walnego zgromadzenia nie później niż w 21. dniu przed planowanym terminem zgromadzenia. W ten sposób termin zawiadomienia o zgromadzeniu został zasadniczo skrócony o około jedną trzecią.

Polski ustawodawca najwyraźniej nie widzi potrzeby wprowadzania zmian w związku z pandemią COVID-19, stąd w Polsce nadal obowiązuje ustawowy okres 26 dni od ogłoszenia do planowanego terminu zgromadzenia.

2. Potwierdzenie posiadania akcji

Niemiecki ustawodawca przewidział w ustawie bardzo konkretne i szczegółowe regulacje dotyczące ułatwienia przeprowadzenia dowodu posiadania akcji. W polskiej ustawie reformującej nie ma żadnych regulacji w tym zakresie. Ratio legis takiego rozwiązania jest planowana niezależnie od COVID-19 reforma prawa dotyczącego spółek akcyjnych, a obejmująca obowiązkową dematerializację akcji we wszystkich spółkach akcyjnych. Faktem jest, że polski ustawodawca nie zdecydował się na opóźnienie tego procesu i na razie nic nie zmienia się w tym względzie w polskim prawie, choć wykonanie tego obowiązku w warunkach pandemii może być wyjątkowo utrudnione.

3. Przeprowadzanie walnych zgromadzeń

Po zidentyfikowaniu pewnych istotnych różnic między dwoma omawianymi systemami reform, dochodzimy do sedna obu zamierzeń regulacyjnych – i tu nasuwa się wiele podobieństw:

  1. Uczestnictwo i oddawanie głosów za pomocą środków porozumiewania się na odległość oraz wirtualne walne zgromadzenie Istotą regulacji niemieckiej jest możliwość przeprowadzania walnych zgromadzeń spółek akcyjnych albo poprzez transmisję wideo i audio jako wirtualnego walnego zgromadzenia, czyli bez fizycznej obecności akcjonariuszy, bądź też mimo przeprowadzenia zgromadzenia w drodze osobistego posiedzenia, zapewnić akcjonariuszom możliwość uczestnictwa oraz oddania głosów za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Ostatnia opcja była do tej pory w Niemczech dopuszczalna jedynie przy istnieniu odpowiedniego zapisu w statucie. Teraz zarząd, za zgodą rady nadzorczej, decyduje o tym nawet bez odpowiedniego upoważnienia w statucie. Natomiast w polskim prawie nadal – a więc także po wejściu w życiu omawianej ustawy – zwyczajne walne zgromadzenia spółek akcyjnych powinny odbywać się w konkretnej lokalizacji. Akcjonariuszom została jedynie zapewniona – z zastrzeżeniem spełnienia określonych warunków – możliwość dobrowolnego uczestniczenia w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W przeciwieństwie do prawa niemieckiego, prawo polskie nie zezwala zatem spółce akcyjnej na zwołanie i przeprowadzenie w pełni wirtualnego walnego zgromadzenia. Chociaż walne zgromadzenie o wirtualnym charakterze będzie faktycznie możliwe na polskich walnych zgromadzeniach, jeżeli wszyscy lub zdecydowana większość akcjonariuszy będzie uczestniczyć w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, nie zwalnia to w żadnym wypadku spółki akcyjnej z obowiązku organizacji i zwołania walnego zgromadzenia w taki sposób, aby fizyczne uczestnictwo akcjonariuszy było możliwe.
  2. Odmienne regulacje statutowe Natomiast stosownie do polskiego prawa możliwym jest, aby statut poszczególnych spółek akcyjnych przewidywał, że uczestnictwo w walnym zgromadzeniu za pomocą środków porozumiewania na odległość nie jest dozwolone (opt-out). Tak więc w przypadku polskich spółek akcyjnych, które ze względu na swój statut nie pozwalają na wirtualne uczestnictwo w walnych zgromadzeniach, takie uczestnictwo nie może mieć miejsca bez uprzedniej zmiany statutu, nawet w obecnej pandemii COVID-19. Należy się jednak spodziewać, że takie regulacje opt-out nie staną się częścią praktyki prawa spółek akcyjnych przed zakończeniem trwającej epidemii.
  3. Inne różnice Także w dalszym zestawieniu ukazują się drobne, ale znaczące różnice pomiędzy niemieckimi i polskimi przepisami:Podczas gdy ustawodawca niemiecki nadaje przede wszystkim zarządowi uprawnienia do decydowania o tym, czy i jak ma się odbyć takie wirtualne walne zgromadzenie, wymagając jedynie zgody rady nadzorczej, ustawodawca polski przyjmuje nieco inne podejście:Z jednej strony, to organ uprawniony do zwoływania walnego zgromadzenia decyduje o tym, czy można wziąć w nim udział za pomocą środków porozumiewania się na odległość, czy też nie. Zazwyczaj organem tym jest zarząd, jednak nie zawsze. Jeżeli więc wyjątkowo prawo do zwołania zgromadzenia na mocy prawa polskiego przysługuje innemu organowi niż zarząd, ten inny organ ma prawo decydować o udziale akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Sytuacja taka nie ma miejsca w prawie niemieckim, gdzie brzmienie niemieckiej ustawy zmieniającej zawsze pozostawia to prawo zarządowi.Z drugiej strony, za sposób organizacji walnego zgromadzenia przeprowadzonego za pomocą środków komunikacji na odległość zgodnie z polskim prawem nie odpowiada organ zwołujący zgromadzenie, lecz wyłącznie rada nadzorcza. Jeżeli organ uprawniony do zwołania zgromadzenia spółki akcyjnej podjął decyzję o możliwości uczestnictwa w zwyczajnym walnym zgromadzenia za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, to rada nadzorcza ma określić szczegółowy tryb uczestnictwa (w tym także sposób oddawania głosów) w takim zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.Tak więc podczas gdy w Niemczech to zarząd sprawuje ścisłą kontrolę nad wirtualnym walnym zgromadzeniem i wymaga jedynie zgody rady nadzorczej na decyzję zarządu w tym zakresie, polskie prawo opiera się na podziale władzy i wymaga ściśle rozdzielonego działania różnych organów spółki. Stosownie do nowych przepisów, organ zwołujący zgromadzenie nie ma wpływu na sposób organizacji walnego zgromadzenia. W przyszłości może to skutkować w przypadku spółek akcyjnych, które umożliwiają akcjonariuszom udział w walnym zgromadzeniu przy pomocy środków porozumiewania się na odległość, zwiększoną potrzebą obustronnych ustaleń i stawia radę nadzorczą, która pierwotnie jest organem nadzorczym, a nie wykonawczym – w roli organu kształtującego. W praktyce może to skutkować dłuższym czasem przygotowań do walnych zgromadzeń w Polsce, niż będzie to miało miejsce w Niemczech.

4. Głosowanie na walnych zgromadzeniach

Podczas gdy prawo polskie przewiduje szczegółowe regulacje dotyczące transmisji obrad walnego zgromadzenia oraz uczestnictwa akcjonariuszy, ustawodawca niemiecki w dużej mierze rezygnuje ze szczegółowych regulacji i pozostawia wszystko inne kształtowaniu w praktyce. Różnica ta wynika zapewne również z różnych okresów obowiązywania obu regulacji. To samo dotyczy niemieckich przepisów o ograniczonej zaskarżalności uchwał walnego zgromadzenia w związku z uczestnictwem akcjonariuszy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, które nie są odzwierciedlone w polskim prawie.

V. Zmiany dotyczące zarządu oraz rady nadzorczej

Polska ustawa zmieniająca zawiera kompleksowe uregulowania dotyczące sposobu pracy zarządu oraz rady nadzorczej w posiedzeniach przeprowadzanych za pomocą transmisji wideo i audio, natomiast niemiecka ustawa adaptacyjna podejmuje się regulacji tylko w jednym obszarze: rada nadzorcza może wyrazić zgodę na odbycie wirtualnego walnego zgromadzenia w formie pisemnej, telefonicznej lub w porównywalny sposób, a więc także w formie wirtualnego posiedzenia bez fizycznej obecności członków, niezależnie od uregulowań zawartych w statucie lub regulaminie. Poza tym w niemieckiej ustawie brak jest innych przepisów w tym zakresie. Z drugiej strony, w przeciwieństwie do polskiej ustawy, niemiecka ustawa zmieniająca przewiduje czasowe rozszerzenie uprawnień zarządu spółki akcyjnej. Dotyczy to skrócenia regularnego okresu pomiędzy zawiadomieniem o walnym zgromadzeniu a jego planowanym terminem, decyzji o wypłacie zaliczki od zysku netto oraz decyzji o tym, czy zwyczajne walne zgromadzenie, odbiegając od regulacji § 175 ust. 1 zdanie 2 niemieckiej ustawy o spółkach akcyjnych, odbędzie się w ciągu roku obrotowego. Polskie prawo nie przewiduje podobnego rozszerzenia kompetencji zarządu. Wszystko to wynika również z wyjątkowego charakteru niemieckiej ustawy.

VI. Zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością

Wyżej opisane przepisy polskiej ustawy znalazły swoje odzwierciedlenie także w przepisach dotyczących polskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku polskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością organ uprawniony do zwołania zgromadzenia powinien zatem mieć również opcję umożliwienia wspólnikom udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Również w tym przypadku dokładne określenie sposobu postępowania należy do obowiązków rady nadzorczej, a w przypadku braku takiego organu – do obowiązków wspólników. W praktyce jednak istnieje większe prawdopodobieństwo, że wspólnicy zgodzą się na procedurę głosowania pisemnego, ponieważ jest ona łatwiejsza z punktu widzenia technicznego niż przyjęcie regulaminu prowadzenia obrad zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Tymczasem ustawodawca niemiecki przyjmuje inne podejście w przypadku niemieckich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbHs): zezwala jedynie na głosowanie w trybie obiegowym, który przewiduje, że uchwały wspólników mogą być podejmowane w formie pisemnej lub poprzez pisemne oddanie głosu nawet bez zgody wszystkich wspólników. Powstaje jednak pytanie, na jakich warunkach taka procedura jest dopuszczalna, jeżeli zgoda wszystkich wspólników nie jest już wymagana. Co w takim wypadku z kworum dotyczącym uchwał wymaganym w umowie spółki, terminami zawiadomień o zgromadzeniu i formalnościami związanymi z jego zwoływaniem? Praktyka będzie musiała znaleźć odpowiedzi na te pytania. W każdym razie najwyraźniej niemiecki ustawodawca nie chciał wprowadzić wirtualnego zgromadzenia wspólników bez upoważnienia w umowie spółki nawet w obecnym czasie kryzysu. Z reguły osobiste więzi wspólników są zbyt bliskie, a struktura typowej GmbH w Niemczech jest zbyt spersonalizowana, aby podjąć taki krok w kierunku wirtualnego zgromadzenia wspólników bez upoważnienia w umowie spółki. Ustne oddanie głosu (za pomocą środków porozumiewania się na odległość) na zgromadzeniu wspólników niemieckiej spółki z o.o. jest zatem dopuszczalne tylko wtedy, gdy umowa spółki wyraźnie to przewiduje bądź wszyscy wspólnicy się na to zgodzą. Polskie prawo decyduje inaczej. Czas pokaże, w jakim stopniu praktyka w Polsce postanowi z takiej możliwości skorzystać.

B. Podsumowanie

Chociaż niemieckie i polskie prawo spółek wykazują wiele podobieństw i oba systemy prawne stoją przed tymi samymi wyzwaniami w obliczu pandemii COVID-19, ustawodawca niemiecki z jednej strony i ustawodawca polski z drugiej podążają odmiennymi ścieżkami w zakresie przyjętych przepisów zmieniających i dostosowawczych dotyczących prawa spółek. Podczas gdy w Niemczech regulacje wyjątkowe uchwalane są z ustalonym z góry terminem obowiązywania, polski ustawodawca odważnie podejmuje się modernizacji prawa spółek kapitałowych i tym samym na stałe otwiera drzwi dla nowoczesnych rozwiązań. Najbliższe tygodnie pokażą, jakie różnice będą z tego wynikać dla praktyki gospodarczej prawa spółek w obu krajach.